Uma agenda médica organizada proporciona mais qualidade no atendimento aos pacientes e melhora o trabalho de toda a equipe do consultório
O trabalho do médico não se limita apenas aos cuidados de seus pacientes. Otimizar a gestão de consultas é uma prática que vai beneficiar tanto a equipe médica quanto seu público, pois proporciona um atendimento mais ágil e qualificado, trazendo mais satisfação aos pacientes.
Algumas estratégias são muito úteis para otimizar a gestão de consultas, saiba neste artigo como colocar em prática todas elas em seu consultório. Boa leitura!
Índice
Importância de uma agenda médica organizada
A agenda médica é a base da rotina diária do profissional de saúde, por isso é fundamental que ela esteja sempre bem organizada para que todos os processos funcionem corretamente. Desse modo, os pacientes têm mais segurança em seu consultório, pois sabem que terão um atendimento de qualidade dentro do horário marcado.
Otimizar a gestão de consultas causa uma experiência positiva, o que aumenta a fidelização, atrai mais público, melhora a relevância da clínica no mercado e contribui para o aumento dos lucros do consultório médico.
Como otimizar a gestão de consultas?
Diante de tantas vantagens, vamos detalhar as práticas necessárias para otimizar o trabalho dentro do consultório médico e causar a melhor impressão possível em seus pacientes.
Escolha uma boa ferramenta para gerenciar sua agenda
A tecnologia é uma grande aliada para a gestão em todas as áreas, inclusive para otimizar a gestão de consultas médicas. Esqueça as agendas de papel e aposte em um software ou ferramenta de agendamento que facilite a marcação de consultas para os funcionários da clínica.
Todas as informações do paciente, como prontuário, histórico de consultas, documentos e controle de faltas, ficam reunidas em um só lugar, de maneira segura. Algumas ferramentas possibilitam ainda o agendamento online, no qual o próprio paciente marca o dia e horário de consulta de acordo com a agenda online dos médicos. Isso dá mais autonomia às pessoas e reduz o trabalho da equipe de atendimento.
Confirme as consultas previamente
Muitas vezes, os pacientes faltam a uma consulta porque houve algum imprevisto ou simplesmente esqueceram. Para evitar horários vagos em sua agenda médica e prejuízos para a clínica, entre em contato com os pacientes, preferencialmente um dia antes, para confirmar o horário.
Alguns softwares fazem isso de maneira automatizada, o que é extremamente útil para otimizar a gestão de consultas.
Determine o tempo médio de cada consulta
A prática é essencial para ter uma agenda organizada para evitar atrasos e horários ociosos. Estime um tempo médio para cada consulta e um período de intervalo, cerca de 10 minutos, entre os horários para que o consultório seja limpo e organizado antes de receber o próximo paciente.
Invista no treinamento da sua equipe
Uma equipe bem treinada é fundamental para garantir que todos os processos e procedimentos sejam bem executados. A capacitação dos funcionários melhora a produtividade e a satisfação dos pacientes, que terão um atendimento humanizado e de qualidade.
Planeje sua rotina
Conhecer bem sua rotina é um grande passo para otimizar a gestão de consultas dos pacientes. Quando o médico tem ideia de quanto tempo gasta, em média, em cada atendimento, ele pode separar as consultas por categorias.
Por exemplo, uma primeira consulta pode ser mais detalhada e demorar mais, enquanto consultas de retorno para análise de exames costumam ser mais rápidas. Ao intercalar esses dois tipos de consultas, o médico consegue fazer melhor uso do seu tempo.
Fique preparado para urgências e imprevistos
Dependendo da especialidade, pode ser necessário que o médico se desloque até um hospital ou outro local para resolver urgências. Para otimizar a gestão de consultas, procure deixar pequenos intervalos entre as consultas de rotina para utilizar esse “tempo extra” como um eventual encaixe. A equipe também deve estar preparada para remanejar com agilidade os horários dos pacientes caso surja algum imprevisto.
Riscos de uma agenda médica desorganizada
Um consultório ou clínica com uma agenda médica desorganizada traz grandes descontentamentos aos pacientes. Isso porque podem ocorrer diversos problemas, como:
- Longos atrasos entre os atendimentos;
- Marcação de consultas em dias ou horários errados;
- Falta de controle de dados dos pacientes;
- Horários ociosos;
- Perda de pacientes;
- Prejuízo financeiro.
Tudo isso impacta negativamente a experiência e satisfação do paciente, o que compromete a reputação do consultório e do profissional de saúde, ressaltando a importância de otimizar a gestão de consultas. Ainda tem dúvidas? A WSI pode te ajudar! Entre em contato conosco.