Entender os dois serviços ajuda a decidir qual é o ideal para a sua clínica
Todo negócio de sucesso funciona como uma engrenagem, com diferentes especialistas atuando em conjunto para que tudo flua corretamente. Áreas, como gestão financeira, recursos humanos, faturamento médico e marketing digital, exigem conhecimentos específicos e são essenciais para o crescimento e a sustentabilidade de qualquer empresa. Quando profissionais sem formação ou experiência nessas áreas são designados a executá-las, podem acontecer dois grandes problemas: erros constantes que podem comprometer toda a operação ou a sobrecarga desses colaboradores, que acabam não conseguindo executar nem a sua função original, nem a função improvisada com eficiência.
Quando trazemos tudo isso para a área médica, esse problema é ainda maior. Isso porque cuidar de algo tão importante quanto a saúde exige excelência — desde os atendentes que devem ter uma abordagem humanizada até os médicos que fazem os procedimentos. Realizar esses serviços sem comprometimento total prejudica a experiência dos pacientes e, consequentemente, a reputação da clínica.
Porém, a maior dificuldade, tanto no setor da saúde quanto em outras áreas, é o alto custo associado à contratação de profissionais qualificados para cada uma daquelas funções que falamos no começo. A verdade é que construir e manter uma equipe multifuncional tão grande pode ser financeiramente inviável para muitas organizações
Se a sua clínica passa por esse problema, você está lendo o texto certo. Hoje, vamos falar de dois serviços que podem ser contratados para oferecer ajuda especializada em várias áreas de atuação simultaneamente: o BPO e a consultoria especializada. Destrincharemos o que é cada um deles, como eles funcionam e quais benefícios trazem, além de realizar comparações diretas entre ambos. O objetivo é ajudar você a identificar qual dessas estratégias atende melhor às necessidades e objetivos da sua clínica no momento atual.
Índice
O que é BPO?
BPO, ou Business Process Outsourcing, é o nome dado à terceirização de processos específicos de uma empresa para organizações especializadas. Com esse modelo, uma parte ou setor de um negócio é gerenciado externamente por um prestador de serviços qualificado.
As atividades que o BPO cobre variam de tarefas operacionais, como processamento de pagamentos ou suporte ao cliente, até funções mais complexas, como gestão contábil e recursos humanos.
O objetivo principal do BPO é garantir que as funções de cada uma dessas áreas sejam executadas com expertise, permitindo que, por exemplo, a sua clínica foque na sua atividade central, que é o atendimento de pacientes.
Quais os benefícios de BPO para clínicas?
Entendeu o que é BPO? Então veja agora algumas das vantagens que ele pode trazer para a sua clínica:
- Serviços especializados: garante acesso a profissionais capacitados e atualizados que implementam melhores práticas e garantem resultados excelentes em áreas importantes, como gestão financeira, recursos humanos e faturamento médico;
- Redução de custos: evita gastos (normalmente altos) com contratações, treinamento e infraestrutura, aproveitando especialistas que já têm conhecimentos avançados das mais modernas tecnologias;
- Aumento da produtividade: permite que a sua clínica se concentre apenas nos pacientes, deixando que atividades administrativas e operacionais sejam otimizadas por profissionais especializados, aumentando a eficiência dos processos internos;
- Melhor gestão financeira: otimiza contas a pagar e a receber, diminui falhas no faturamento médico e garante uma melhor alocação de recursos financeiros, tudo com um controle preciso e confiável;
- Cumprimento regulatório: profissionais qualificados garantem que a sua clínica esteja sempre em conformidade com leis e normas do setor, inibindo possíveis problemas jurídicos;
- Inovação constante: especialistas usam tecnologias avançadas, trazendo uma grande capacidade de adaptação às mudanças constantes nas necessidades do mercado, garantindo que a sua clínica permaneça sempre competitiva.
O que é consultoria?
A consultoria, por outro lado, é um serviço estratégico no qual especialistas analisam aspectos específicos de um negócio, trazendo diagnósticos detalhados, e apresentando soluções personalizadas para melhorar resultados corporativos ou resolver problemas.
Os consultores geralmente trabalham em projetos mais definidos, ajudando a empresa a identificar falhas, planejar mudanças e implementar melhores práticas em áreas como gestão, marketing, operações ou finanças.
O foco principal da consultoria é o aconselhamento, ou seja, é feita uma capacitação na empresa para que ela mesma possa melhorar suas operações internas.
Quais os benefícios de uma consultoria para clínicas?
Contratando esse serviço, os principais benefícios para a sua clínica são:
- Diagnóstico personalizado: análises detalhadas da sua clínica, identificando os pontos fortes e os que devem melhorar, propondo soluções específicas para maior eficiência e competitividade;
- Planejamento estratégico: planos de ação claros e objetivos, sempre alinhados às metas da sua clínica, otimizando recursos para garantir um crescimento comercial sustentável;
- Melhoria de processos: identificação de gargalos operacionais e implantação de melhorias para agilizar fluxos de trabalho, tornando as atividades diárias mais organizadas e menos passíveis de erros;
- Treinamento e capacitação da equipe: programas voltados ao desenvolvimento profissional, que melhoram habilidades técnicas e comportamentais dos colaboradores;
- Otimização de marketing e branding: estratégias para atrair novos pacientes e criar uma imagem de autoridade para a sua clínica no mercado, aumentando o tráfego orgânico;
- Tomada de decisões mais embasadas: com dados e panoramas detalhados, é bem mais fácil tomar decisões gerenciais, garantindo que elas sejam mais assertivas e com menos riscos;
- Adaptação às mudanças do setor: orientações sobre tendências e inovações no mercado da saúde, assegurando que a sua clínica esteja sempre atualizada e relevante de acordo com novas demandas.
Quais as principais diferenças entre BPO e consultoria?
Embora o BPO e a consultoria se assemelhem por oferecerem soluções especializadas para empresas, eles são bastante diferentes no propósito e na abordagem. Abaixo, separamos quatro principais pontos de diferença.
Natureza do serviço
O BPO executa atividades específicas da empresa de forma contínua, assumindo operações que normalmente seriam feitas internamente. Já a consultoria, é focada em sugerir estratégias e soluções pontuais para problemas ou objetivos específicos.
Duração e escopo
O BPO é geralmente feito com um contrato de longo prazo, funcionando como uma extensão da equipe da empresa, enquanto as consultorias costumam ser projetos de curto a médio prazo, com objetivos claros e finalizados assim que as metas são atingidas.
Autonomia de decisão
No BPO, a empresa terceirizada assume a responsabilidade pelos processos específicos que ela realiza. Já a consultoria fornece orientações, cabendo apenas à empresa contratante se as mudanças sugeridas serão ou não implementadas.
Foco de atuação
O BPO é ideal para atividades que exigem a própria execução operacional, diferentemente da consultoria, que faz mais sentido quando a empresa precisa repensar suas estratégias de modo geral ou reformular processos problemáticos específicos.
Como escolher a melhor opção entre BPO e consultoria?
Para decidir qual é a melhor solução para sua clínica, antes faça uma análise detalhada das suas principais necessidades e maiores desafios.
Quando escolher o BPO
Escolha o BPO se a sua clínica tem operações rotineiras e trabalhosas que estão consumindo muito tempo, como faturamento médico, folha de pagamento ou agendamentos. Também se a equipe interna está sobrecarregada com tarefas que poderiam ser feitas por esses especialistas externos. Além disso, ele é indicado se você deseja modernizar e otimizar áreas como gestão financeira e TI, sem precisar montar uma equipe do zero.
Quando escolher a consultoria
Já a consultoria é a escolha certa se você precisa de ajuda para entender por que algum processo ou estratégia não está funcionando como o planejado. Também se você quer implementar novos métodos ou tecnologias, mas não sabe por onde começar. Por fim, o serviço também é excelente para auxiliar na melhora de áreas como marketing digital ou estrutura organizacional.
Como combinar os benefícios do BPO e da consultoria?
Não necessariamente você precisa escolher entre uma ou outra. Se você viu vantagens importantes nas duas, optar por contratar ambas pode ajudar de várias formas. Essa sinergia combina o planejamento estratégico com a execução operacional especializada, permitindo que a sua clínica mantenha alta performance enquanto cresce constantemente. Abaixo, mostramos quatro exemplos disso na prática.
Fase diagnóstica
Uma clínica pode começar com uma consultoria para diagnosticar problemas na gestão de agendamentos e no fluxo de pacientes, por exemplo. A consultoria vai avaliar os pontos críticos, recomendando melhorias no processo, vamos supor, com o uso de softwares específicos. Depois disso, o BPO pode ser contratado para terceirizar essa gestão de agendamentos.
Terceirização de processos operacionais
Depois do diagnóstico da consultoria, a clínica pode terceirizar funções como faturamento médico e cobrança de planos de saúde com o BPO. As direções estratégicas fornecidas pela consultoria garantem que os prestadores externos do BPO sigam as normas da clínica e do setor de saúde.
Monitoramento e ajustes
Durante a implementação do BPO na gestão financeira, a consultoria continua acompanhando o processo, podendo dar feedbacks de melhorias e problemas. Esse trabalho em equipe torna os processos mais eficientes como um todo.
Capacitação interna
Depois que o BPO assumir funções operacionais, a consultoria pode fornecer treinamentos para a equipe interna sobre como se adaptar às novas práticas e tecnologias introduzidas. Além disso, oferece orientações para melhorar a gestão da comunicação e interação com as partes terceirizadas, garantindo uma integração perfeita.
Como realizar uma análise com um especialista para ver qual a necessidade da sua clínica hoje?
Muitas vezes, para entender o que a sua clínica realmente precisa, é necessária uma análise minuciosa que é bem melhor conduzida por especialistas experientes. Por quê? Pelos três motivos a seguir.
Mapeamento de processos
Os especialistas conseguem listar todas as operações da sua clínica, desde o atendimento ao cliente até a gestão financeira. Dessa forma, esses profissionais detectam quais são os pontos que estão consumindo mais tempo ou gerando mais dificuldades/problemas.
Avaliação de recursos internos
Eles também podem determinar quais são as tarefas que poderiam ser mais eficientes com o apoio de especialistas externos, percebendo se a sua equipe atual está mesmo totalmente capacitada na execução de cada uma das funções.
Definição de prioridades
Por fim, a expertise e conhecimento do mercado dos especialistas permite saber exatamente o que deve ser priorizado na sua clínica no momento, definindo objetivos tanto a curto quanto a longo prazo, como diminuição de custos, aumento de produtividade ou melhoria na qualidade do atendimento.
Para facilitar essa análise e definir exatamente quais são as soluções que se ajustam às necessidades específicas da sua clínica, contar com uma empresa especialista em marketing e vendas é uma excelente decisão.
A WSI está nesse ramo há mais de 30 anos, com mais de 100 mil clientes atendidos e satisfeitos. Nossos profissionais não se limitam a uma simples análise do momento atual, eles também identificam o que é necessário para garantir um crescimento sustentável para a sua clínica, oferecendo estratégias direcionadas e com ótimos ROIs (retornos sobre os investimentos).
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